Traduzione di contenuti regolamentati e compliance nel settore finanziario

Gli errori di traduzione possono avere gravi conseguenze per gli istituti finanziari, tra cui sanzioni da parte delle autorità di vigilanza, ritiro dei materiali promozionali, problemi di pubblicazione e danni alla reputazione del brand.

In questa guida spiegheremo cosa si intende per “contenuti regolamentati”, quali sono le difficoltà più comuni quando li si adatta a nuovi mercati e come garantire la conformità in tutte le fasi del processo.

Per “contenuti regolamentati” si intendono quei testi il cui contenuto e la cui formulazione e formattazione sono disciplinati da leggi e regolamenti. Tra gli esempi più comuni figurano, a titolo meramente esemplificativo:

• Prospetti.
• Documenti contenenti le informazioni chiave (KID) dei PRIIP.
• KIID degli OICVM.
• Schede informative dei fondi.
• Relazioni annuali.
• Contenuti legati a promozioni.
• Materiali di marketing come annunci e siti web.
• Termini e condizioni.
• Informative.
• Avvertenze sui rischi.
• Polizze assicurative.
• Documentazione da trasmettere alle autorità di vigilanza.

Gli istituti finanziari sono tenuti a garantire che questo tipo di contenuti sia conforme alle norme vigenti, la cui applicazione è solitamente affidata alle autorità nazionali, quali la BaFin in Germania, la CNMV in Spagna e la CSSF in Lussemburgo. Le norme in vigore sono volte a garantire equità, trasparenza, accuratezza, tutela della privacy e chiarezza per consumatori e investitori.

1. Incoerenze terminologiche

Un termine con rilevanza dal punto di vista normativo, se tradotto in modo diverso nei vari documenti di un’organizzazione, può cambiare di significato dal punto di vista giuridico. Se definito, un termine deve essere riportato in modo coerente ovunque compaia, altrimenti il contenuto potrebbe non rispettare il criterio di “fedeltà e accuratezza” richiesto dalla legge.

2. Scarsa conoscenza delle normative locali

Le norme vigenti variano in genere da un Paese all’altro, pertanto un documento approvato nel mercato di origine potrebbe non risultare conforme nel mercato di destinazione. Sebbene le norme possano essere sostanzialmente simili da una regione all’altra, esistono comunque differenze e sfumature, la cui mancata comprensione può comportare problemi di non conformità.

3. Numeri e termini giuridici tradotti in modo errato

Quando ci si affida a un traduttore non specializzato o ad un LLM (large language model) per tradurre documenti regolamentati, si verificano spesso errori come formati dei numeri errati e traduzioni imprecise nei casi in cui non esista un equivalente esatto per un concetto giuridico o un prodotto finanziario.

Ad esempio, in inglese “billion” significa “miliardo” (mille milioni), mentre spagnolo “billón” indica mille miliardi. Un traduttore non specializzato o un sistema di traduzione automatica non addestrato alla terminologia finanziaria potrebbe non tenerne conto e tradurre il termine in modo errato, con il rischio di riportare informazioni errate.

4. Processi deboli e frammentati

La preparazione e la pubblicazione di contenuti regolamentati in un mercato diverso dal proprio è un’attività articolata in più fasi che comprende la traduzione, la formattazione, la revisione legale, l’approvazione e la pubblicazione. Quando i diversi team o le diverse tecnologie coinvolti in ciascuna fase del flusso di lavoro non sono coordinati tra loro, il progetto può subire ritardi, richiedere inutili rielaborazioni e portare a risultati di scarsa qualità.

Nel settore della traduzione, questo processo è disciplinato anche dall’Organizzazione internazionale per la normazione (International Organization for Standardization, ISO), in particolare dalla norma ISO 17100.

5. Sicurezza e riservatezza

I contenuti regolamentati contengono spesso dati personali e informazioni finanziarie sensibili o riservate. Quando tali documenti non vengono gestiti in modo sicuro (ad esempio quando si copia testo o si caricano documenti in strumenti IA disponibili al pubblico), le organizzazioni corrono il rischio di subire fughe di informazioni o violazioni dei dati e di divenire più vulnerabili ad abusi di mercato.

Nell’Unione europea e nel Regno Unito, la privacy e la sicurezza dei dati sono disciplinate dal GDPR. Le sanzioni per inadempienza possono arrivare a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato annuo globale, a seconda dell’importo maggiore tra i due.

• Utilizzare sistemi sicuri. Gestire i contenuti regolamentati tramite un flusso di lavoro che garantisca la sicurezza delle informazioni in conformità alla norma ISO 27001. Ciò comprende il ricorso a metodi di trasferimento e archiviazione criptati e ai controlli di accesso, nonché il trattamento dei dati secondo quanto previsto dal GDPR. Non caricare mai i contenuti in strumenti di IA disponibili al pubblico senza supervisione, bensì seguire flussi di lavoro assistiti dall’IA in cui ogni output venga revisionato e approvato da un esperto linguistico qualificato.
• Lavorare con professionisti esperti nel settore finanziario e che conoscano bene le normative locali. È importante affidarsi a esperti linguistici che conoscano bene il settore finanziario e il quadro normativo, oltre che a un revisore locale che verifichi la conformità delle informative alle normative del Paese in questione. Tali esperti sapranno inoltre se, in ciascun Paese, è necessaria una traduzione giurata o certificata.
• Verificare la formattazione. Molti tipi di contenuti regolamentati hanno una struttura prestabilita. Il KID di un PRIIP, ad esempio, è un documento di tre pagine in formato A4 le cui sezioni sono disposte in un ordine prestabilito. Mantenere l’impaginazione, le tabelle, le figure e l’audit trail delle approvazioni. Eventuali errori di layout possono comportare la non conformità del contenuto.
• Progettare un processo di controllo qualità e revisione a più livelli. I flussi di lavoro basati sulle migliori pratiche prevedono in genere la traduzione, seguita da una revisione indipendente da parte di un secondo esperto linguistico qualificato. Se ci si avvale della traduzione automatica, ricorrere al post-editing da parte di un professionista umano in conformità con la norma ISO 18587.
• Creare sistemi di gestione della terminologia e glossari. I glossari bilingui approvati e le memorie di traduzione contengono termini regolamentati che possono essere riutilizzati, contribuendo alla coerenza e quindi alla conformità dei contenuti in tutti i mercati.

Peter & Clark aiuta le organizzazioni finanziarie a gestire e pubblicare contenuti regolamentati multilingue in modo sicuro e affidabile fin dal 1998. Le nostre soluzioni specialistiche e orientate ai processi aiutano banche, gestori patrimoniali, compagnie assicurative, aziende fintech e società di investimento ad espandersi in nuovi mercati mantenendo al contempo la conformità alle leggi e alle normative locali.

Progettate in base a standard riconosciuti in materia di traduzione, post-editing e sicurezza delle informazioni, le nostre soluzioni su misura includono:

• Raccolta e archiviazione sicure dei contenuti.
• Esperti linguistici specializzati in ambito finanziario (compresi, ove richiesto, traduttori giurati e certificati).
• Revisione legale e di compliance in base alla normativa locale.
• Soluzioni per l’accessibilità.
• Impaginatori specializzati in documentazione finanziaria.
• Governance costante.
• Glossari e memorie di traduzione approvati.
• Integrazione agile e neutra rispetto alle tecnologie con le piattaforme di gestione dei contenuti e di reportistica dei clienti.

E altro ancora.

Potrai inoltre contare su un team dedicato che imparerà a conoscere le esigenze, le preferenze e i requisiti in fatto di contenuti della tua organizzazione e che sarà sempre a tua disposizione per consigliarti, guidarti e suggerirti miglioramenti su misura.