Bilanci multilingue: progettare un flusso di lavoro in grado di ridurre costi e tempi ogni anno

Grazie a queste caratteristiche, l’ottimizzazione dei flussi di lavoro risulta particolarmente efficace, consentendo di concentrarsi sugli elementi dinamici e di aggiornare i contenuti all’interno di un template durante l’anno (quando e se vengono modificate politiche e procedure). Questo approccio riduce notevolmente i costi di formattazione, alleggerendo al contempo il carico di lavoro e la pressione temporale spesso associati alle scadenze, specialmente quando si parla di bilanci multilingue. 

Quando tale processo non è gestito in modo adeguato, il testo viene esportato, inviato per essere tradotto, restituito, rivisto e importato (o digitato manualmente). 

Ogni modifica apportata all’ultimo momento richiede tempo per individuare i cambiamenti effettuati, comunicare l’aggiornamento, verificare in quali lingue sia stato implementato e assicurarsi che ogni versione sia corretta e aggiornata prima dell’approvazione. Tali cambiamenti possono inoltre comportare un carico di lavoro aggiuntivo in termini di formattazione e produzione, aumentando i costi e costringendo il personale a dedicare ore preziose alla verifica e al ricontrollo dei contenuti. Il ricorso a processi manuali aumenta ulteriormente il rischio di incoerenze, errori e mancati aggiornamenti tra le diverse versioni linguistiche. 

Gran parte dello sforzo riguarda la gestione dei file, non il testo stesso. Il layout viene ricreato per ogni lingua. Il personale dell’ufficio legale e addetto alle relazioni con gli investitori incaricato della revisione riceve il testo di destinazione in ritardo. 

Le criticità trattate nel nostro precedente articolo su come mantenere la conformità nella traduzione di contenuti regolamentati nel settore finanziario, come incongruenze nel formato dei numeri, tendono a emergere proprio in queste circostanze e sono spesso sintomo di un flusso di lavoro che fa affidamento su un numero eccessivo di trasferimenti di file manuali. 

Un flusso di lavoro integrato inserisce la traduzione in un ambiente di lavoro moderno, spesso lo stesso utilizzato per elaborare il testo di partenza. 

I contenuti aggiornati vengono trasferiti dalla piattaforma di reporting all’ambiente di traduzione a livello di segmento, tramite integrazioni dirette o formati di scambio strutturati. Quando un paragrafo viene modificato, solo quel paragrafo viene sottoposto a traduzione e il testo aggiornato viene reinserito nella posizione corretta in ogni versione linguistica, eliminando così il costo superfluo di dover tradurre gli stessi contenuti più volte. 

Le sezioni fisse, come quelle su governance e politiche contabili, possono essere tradotte e revisionate in anticipo oppure prese dalle versioni precedenti, riservando così le ultime settimane ai miglioramenti e rendendo molto più facile gestire eventuali modifiche dell’ultimo minuto.

L’adozione di flussi di lavoro integrati e asset riutilizzabili è più facile da mettere in atto nei periodi tra la pubblicazione di un bilancio e l’altro. Per la maggior parte degli emittenti europei ciò significa sfruttare il periodo autunnale per rivedere gli asset dell’anno precedente, definire la terminologia delle nuove informative, confermare le versioni linguistiche, stabilire un termine ultimo e testare le integrazioni con la piattaforma di reporting prima che l’inizio della stagione di pubblicazione dei bilanci assorba tutta la capacità disponibile. 

Non tutte le organizzazioni hanno bisogno di una maggiore capacità traduttiva: a molte occorre semplicemente una visione più chiara di come i contenuti di ambito contabile vengano prodotti, gestiti e condivisi tra i vari team e sistemi.  

Un audit dei contenuti consente di mappare l’intero processo: chi contribuisce, dove vengono redatti i contenuti, come circolano tra team e sistemi, in quale fase interviene la traduzione e dove i passaggi di mano rallentano il processo. Permette di capire quali contenuti si ripetono ogni anno ed evidenzia dove è possibile tagliare costi superflui o semplificare fasi troppo dispendiose in termini di tempo. 

Il risultato è un piano concreto che porta a stabilire chi è responsabile dei vostri asset linguistici, integra le attività di traduzione con i sistemi già in uso e struttura i contenuti in modo che possano essere riutilizzati in diversi formati e lingue. Ciò riduce le duplicazioni, semplifica la gestione delle versioni ed evita costi di formattazione superflui.  

Peter & Clark assiste gli istituti finanziari nella gestione di contenuti multilingue in oltre 30 mercati fin dal 1998. Per quanto riguarda la rendicontazione aziendale, ciò comprende i documenti di registrazione universali, le relazioni annuali e semestrali, i comunicati stampa sui risultati finanziari, le presentazioni per investitori e analisti, le comunicazioni agli azionisti e le note esplicative connesse a CSRD e SFDR. 

I nostri professionisti esperti in comunicazione finanziaria possono fornire supporto nella gestione della documentazione contabile multilingue avvalendosi di linguisti specializzati, gestiscono glossari approvati e memorie di traduzione e coordinano cicli simultanei di aggiornamenti in tutte le versioni linguistiche, garantendo al tempo stesso il rispetto dei termini di pubblicazione. Adottiamo un approccio neutro dal punto di vista tecnologico per quanto riguarda le piattaforme di rendicontazione e informativa, andando ad integrarci con i sistemi già in uso. 

Attraverso i nostri servizi di consulenza sui contenuti, analizziamo come vengono prodotti i vostri contenuti di ambito contabile, dove si verificano le perdite di tempo e come è possibile organizzare i vostri asset linguistici in modo da lavorare ogni anno in modo più efficiente. Il risultato è una tabella di marcia pratica e su misura, supportata da un’analisi del ROI volta a evidenziare potenziali efficienze e creare valore aziendale. 

Possiamo quindi sviluppare un’integrazione API diretta con la nostra piattaforma, personalizzata in base ai vostri formati di file e sistemi già esistenti. Ci occupiamo noi dell’integrazione ed eseguiamo i test necessari per garantire che tutto funzioni senza intoppi e sia pronto con largo anticipo rispetto all’inizio della stagione di pubblicazione dei bilanci. 

Un flusso di lavoro integrato e ben pianificato garantisce che ogni lingua richiesta sia gestita in modo controllato e offre margini di miglioramento notevolmente più ampi.