Reporting financier multilingue : concevoir un processus qui réduit les coûts et les délais année après année

Le rapport annuel se prête donc particulièrement bien à l’optimisation du processus de production : il s’agit de se concentrer sur les éléments variables et d’actualiser le contenu d’un modèle tout au long de l’année, au fil de l’évolution des politiques et des procédures. Cette approche réduit considérablement les coûts de mise en page, tout en allégeant la charge de travail et la pression des délais, particulièrement dans le cadre du reporting financier multilingue.

Dans un processus cloisonné, le texte est exporté, envoyé en traduction, renvoyé, vérifié, puis réimporté (voire ressaisi). 

Chaque modification tardive nécessite d’identifier les changements, de communiquer la mise à jour, de vérifier quelles versions linguistiques l’ont reçue et de contrôler, avant validation, que toutes sont exactes et à jour. Ces modifications peuvent également nécessiter des travaux supplémentaires de mise en page et de production, augmentant les coûts et mobilisant un temps précieux au sein de l’entreprise pour des vérifications répétées. La dépendance aux interventions manuelles accroît en outre le risque d’incohérences, d’erreurs et de mises à jour non répercutées dans certaines versions linguistiques. 

Une grande partie de ce temps est consacrée à gérer des fichiers plutôt qu’à améliorer la qualité des textes. La mise en page doit être refaite pour chaque langue. Les relecteurs des équipes juridiques et des relations investisseurs accèdent tardivement aux versions traduites. 

Les difficultés abordées dans notre précédent article, Faire traduire vos contenus financiers réglementés en toute conformité, notamment les incohérences dans la présentation des nombres, surviennent précisément dans ce type de situation et sont souvent le signe d’un processus qui multiplie les transferts manuels de contenus entre équipes et systèmes. 

Dans un processus intégré, la traduction s’inscrit dans un environnement de travail moderne, souvent celui-là même qui sert à produire le texte source. 

Les contenus mis à jour circulent entre la plateforme de reporting et l’environnement de traduction, segment par segment, grâce à des intégrations directes ou à des formats d’échange structurés. Lorsqu’un paragraphe est modifié, seul ce passage est envoyé en traduction, puis réintégré au bon endroit dans chaque version linguistique, ce qui évite les coûts inutiles liés aux contenus répétés. 

Les parties qui évoluent peu, comme la gouvernance et les méthodes comptables, peuvent être traduites et relues en amont ou reprises des versions précédentes. Les dernières semaines peuvent ainsi être consacrées aux améliorations, et les modifications de dernière minute deviennent bien plus faciles à gérer. 

La période entre deux campagnes de reporting est la plus propice à la mise en place de processus intégrés et de ressources réutilisables. Pour la plupart des émetteurs européens, cela revient à profiter de l’automne pour passer en revue les ressources de l’année précédente, arrêter la terminologie des nouveaux contenus du rapport, confirmer les versions linguistiques prévues, convenir d’une date de gel des contenus et tester les connexions avec la plateforme de reporting, avant que la campagne de publication ne mobilise toutes les ressources disponibles. 

Les organisations n’ont pas toutes besoin de capacités de traduction supplémentaires : beaucoup ont surtout besoin de mieux comprendre comment les contenus de leurs reportings sont produits, gérés et partagés entre les équipes et les systèmes.  

Un audit de contenu permet de retracer l’ensemble du processus : qui contribue à la production des contenus, où ils sont rédigés, comment ils passent d’une équipe ou d’un système à l’autre, à quel moment intervient la traduction et à quelles étapes ces transferts entraînent des pertes de temps. À l’issue de l’audit, votre entreprise peut déterminer quels contenus sont réutilisés d’une année sur l’autre, où des dépenses pourraient être évitées et quelles étapes chronophages pourraient être simplifiées. 

Cet audit débouche sur un plan d’action concret, qui précise qui est responsable de vos ressources linguistiques, intègre la traduction à vos systèmes existants et organise les contenus pour en permettre la réutilisation sur différents supports et dans différentes langues. Cela permet de limiter les doublons, de réduire les tâches de gestion des versions et d’éviter des coûts de mise en page superflus.

Depuis 1998, Peter & Clark accompagne les institutions financières dans la gestion de leurs contenus multilingues, sur plus de 30 marchés. Pour le reporting des entreprises, notre expertise couvre les documents d’enregistrement universel, les rapports annuels et semestriels, les communiqués de presse financiers, les présentations destinées aux investisseurs et aux analystes, les communications aux actionnaires ainsi que les contenus rédactionnels liés à la CSRD et au SFDR. 

Nos experts de la communication financière s’appuient sur des linguistes spécialisés pour accompagner la production de reportings multilingues. Ils tiennent à jour les glossaires et les mémoires de traduction validés et coordonnent les mises à jour simultanées dans toutes les langues, dans le respect des échéances de publication. Notre approche ne dépend d’aucune plateforme de reporting ou de publication d’informations financières particulière : nous nous intégrons aux systèmes déjà en place. 

Dans le cadre de notre conseil en stratégie de contenu, nous examinons comment sont produits les contenus de vos reportings, à quelles étapes se produisent les pertes de temps et comment organiser vos ressources linguistiques pour les exploiter plus efficacement, année après année. À la clé : une feuille de route concrète et adaptée à vos besoins, accompagnée d’une analyse du retour sur investissement pour faire ressortir les gains d’efficacité possibles et la valeur potentielle pour votre entreprise. 

Nous pouvons ensuite créer une connexion directe par API avec notre plateforme, adaptée aux formats de vos fichiers et à vos systèmes existants. Nous prenons en charge l’intégration et les tests nécessaires pour que l’ensemble fonctionne de façon fluide et soit opérationnel bien avant le début de la campagne de reporting. 

Un processus intégré et soigneusement préparé permet de gérer toutes les langues nécessaires dans un cadre maîtrisé, tout en élargissant considérablement les possibilités d’amélioration.