Mehrsprachige Finanzberichterstattung: Aufbau eines Workflows, der jedes Jahr Kosten und Zeitaufwand reduziert

Ein solcher Bericht eignet sich daher hervorragend für eine Workflow-Optimierung, die sich auf die dynamischen Elemente konzentriert und Inhalte innerhalb einer Vorlage im Laufe des Jahres aktualisiert, beispielsweise wenn sich Richtlinien und Verfahren ändern. Dieser Ansatz reduziert die Kosten für die Formatierung erheblich und verringert gleichzeitig den Aufwand und den Zeitdruck, der häufig mit Fristen verbunden ist – insbesondere bei der mehrsprachigen Finanzberichterstattung. 

In einem nicht vernetzten Prozess wird der Text exportiert, zur Übersetzung geschickt, zurückgesendet, geprüft und anschließend wieder importiert (oder erneut eingegeben). 

Jede späte Änderung erfordert Zeit: Zunächst muss festgestellt werden, was sich geändert hat. Anschließend muss die Aktualisierung kommuniziert und nachverfolgt werden, in welchen Sprachen sie bereits vorliegt. Vor der Freigabe muss schließlich überprüft werden, ob jede Version korrekt und auf dem neuesten Stand ist. Diese Änderungen können zudem zusätzlichen Formatierungs- und Produktionsaufwand verursachen. Dadurch steigen die Kosten und es muss wertvolle Arbeitszeit des Unternehmens für die Überprüfung und erneute Überprüfung von Inhalten aufgewendet werden. Die Abhängigkeit von manuellen Prozessen erhöht das Risiko von Inkonsistenzen, Fehlern und versäumten Aktualisierungen in den verschiedenen Sprachversionen zusätzlich. 

Der Großteil dieses Aufwands fließt in die Verwaltung von Dateien statt in die Verbesserung der Inhalte. Das Layout wird für jede Sprache neu erstellt. Die Prüfer aus den Bereichen Recht und Investor Relations bekommen den Zieltext erst sehr spät. 

Die in unserem früheren Artikel zum Thema Einhaltung von Vorschriften bei der Übersetzung regulierter Inhalte im Finanzsektor behandelten Probleme – wie beispielsweise uneinheitliche Zahlenformate – treten gerade unter solchen Bedingungen häufig auf. Sie sind oft ein Anzeichen für einen Arbeitsablauf, der auf zu vielen manuellen Übergaben basiert.

Ein vernetzter Workflow integriert die Übersetzung nahtlos in eine moderne Arbeitsumgebung. In vielen Fällen ist dies dieselbe Umgebung, die auch für das Ausgangsdokument verwendet wird. 

Aktualisierte Inhalte werden auf Segmentebene zwischen der Berichtsplattform und der Übersetzungsumgebung ausgetauscht. Dies kann entweder über direkte Integrationen oder über strukturierte Austauschformate erfolgen. Wenn sich ein Absatz ändert, wird nur dieser Absatz zur Übersetzung weitergeleitet. Der aktualisierte Text wird anschließend in jeder Sprachversion an der richtigen Stelle eingefügt, wodurch unnötige Kosten für doppelte Inhalte vermieden werden. 

Feststehende Abschnitte, wie die Leitlinien zur Unternehmensführung oder die Angaben zu den Rechnungslegungsgrundsätzen, können frühzeitig übersetzt und überprüft oder aus früheren Versionen übernommen werden. So bleibt in den letzten Wochen Zeit für Verbesserungen, und Änderungen in letzter Minute sind wesentlich einfacher zu bewältigen. 

Vernetzte Workflows und wiederverwendbare Ressourcen lassen sich am einfachsten zwischen den Berichtszyklen einrichten. Für die meisten europäischen Emittenten bedeutet dies, den Herbst zu nutzen, um die Vermögenswerte des vergangenen Jahres zu überprüfen, die Terminologie für neue Offenlegungen festzulegen, die Sprachversionen zu bestätigen, einen Stichtag zu vereinbaren und die Anbindung an die Berichtsplattform zu testen, bevor die Berichtssaison die verfügbaren Kapazitäten in Anspruch nimmt. 

Nicht jedes Unternehmen benötigt mehr Übersetzungskapazitäten. Oft ist es bereits hilfreich, einen besseren Überblick darüber zu erhalten, wie die Inhalte der Berichte erstellt, verwaltet und team- sowie systemübergreifend ausgetauscht werden.  

Eine Inhaltsprüfung bildet den gesamten Prozess ab: Wer liefert welche Beiträge, wo werden die Inhalte verfasst, wie werden sie zwischen Teams und Systemen weitergeleitet, an welcher Stelle kommt die Übersetzung ins Spiel und an welchen Stellen verlangsamen die Übergaben den Prozess? Dabei wird zunächst ermittelt, welche Inhalte jedes Jahr wiederkehren. Anschließend wird aufgezeigt, wo sich unnötige Kosten vermeiden bzw. zeitaufwändige Schritte vereinfachen lassen. 

Das Ergebnis ist ein praxisorientierter Plan, der die Zuständigkeiten für Ihre Sprachressourcen festlegt und die Übersetzung mit den bereits genutzten Systemen verknüpft. Darüber hinaus werden die Inhalte so strukturiert, dass sie über verschiedene Ausgabemedien und Sprachen hinweg wiederverwendet werden können. Dadurch werden Doppelarbeiten reduziert, der Aufwand für die Versionsverwaltung minimiert und unnötige Kosten für die Formatierung vermieden.

Bereits seit 1998 unterstützt Peter & Clark Finanzinstitute in mehr als 30 Märkten bei der Verwaltung mehrsprachiger Inhalte. Im Bereich der Unternehmensberichterstattung umfasst dies allgemeine Registrierungsunterlagen, Jahres- und Halbjahresberichte, Finanzpressemitteilungen, Präsentationen für Anleger und Analysten, Mitteilungen an die Aktionäre und Anteilinhaber sowie CSRD- und SFDR-Berichte. 

Unsere Experten für Finanzkommunikation unterstützen die mehrsprachige Berichterstattung durch spezialisierte Linguisten, pflegen genehmigte Glossare und Translation Memorys und koordinieren gleichzeitige Aktualisierungen aller Sprachversionen unter Einhaltung der Veröffentlichungsfristen. Bei Berichts- und Offenlegungsplattformen verfolgen wir einen technologieunabhängigen Ansatz. Dadurch lassen sich unsere Dienste nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren. 

Im Rahmen unserer Content-Beratung untersuchen wir, wie Ihre Berichterstattungsinhalte erstellt werden, wo Zeit verloren geht und wie Ihre Sprachressourcen so organisiert werden können, dass sie jedes Jahr noch mehr Leistung bringen. Das Ergebnis ist ein maßgeschneiderter, praktischer Fahrplan, der durch eine ROI-Analyse untermauert wird, sodass potenzielle Effizienzsteigerungen und der geschäftliche Mehrwert aufgezeigt werden können. 

Anschließend können wir eine direkte API-Anbindung an unsere Plattform entwickeln, die genau auf Ihre bestehenden Dateiformate und Systeme zugeschnitten ist. Wir kümmern uns um die Integration und führen die erforderlichen Tests durch, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert und rechtzeitig vor Beginn der Berichtssaison einsatzbereit ist. 

Ein gut durchdachter und vernetzter Workflow sorgt dafür, dass jede erforderliche Sprache auf kontrollierte Weise unterstützt wird und bietet deutlich mehr Spielraum für Verbesserungen.